home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Magnum One / Magnum One (Mid-American Digital) (Disc Manufacturing).iso / d6 / ezf206_1.arc / EZF.DOC < prev    next >
Text File  |  1991-02-15  |  29KB  |  635 lines
  1.  
  2.  
  3.                               EZ-FINANCE
  4.              Copyright(c) 1989, 1990 by Danville Software
  5.  
  6. NOTICE
  7.  
  8.      EZ-FINANCE is being distributed as SHAREWARE. You may make copies
  9. for your friends, your computer club, your local bulletin board, etc.
  10. However, you may not use this program for any commercial or other
  11. profit making purpose without the express, written consent of the
  12. author.
  13.  
  14.      Commercial bulletin boards like CompuServe who list programs and
  15. charge their customers to download them may ignore this prohibition.
  16. Distributors of SHAREWARE programs may likewise distribute copies of
  17. this program and charge their customers a fee as long as this
  18. documentation accompanies the program. SHAREWARE distributors may also
  19. list EZ-FINANCE in their sales catalog or other sales material. All
  20. others may contact the author through the Company BBS at (415) 838-
  21. 7687, through CompuServe (ID 70025,174) or at the address listed
  22. below. 
  23.  
  24.      EZ-FINANCE is not FREEWARE! You may test drive the program for 30
  25. days. However, if at the end of 30 days you like the program and
  26. continue to use it then you are required to send a registration fee of
  27. $29.95 to:
  28.  
  29.                            Danville Software
  30.                             137 Gerald Dr.
  31.                           Danville, CA 94526
  32.  
  33.      When you register you will be sent the information to order
  34. special computer checks and envelopes that are compatible with EZ
  35. FINANCE. In addition you be will advised of future enhancements to EZ-
  36. FINANCE and you will be entitled to upgrade at a nominal charge.
  37.  
  38.      The author makes no warranty, either expressed or implied, as to
  39. the merchantability or fitness of this program for any particular
  40. purpose.
  41.  
  42. OVERVIEW
  43.  
  44.      EZ-FINANCE is a full featured, easy to use, personal finance
  45. program designed to automate your routine financial chores such as
  46. writing checks and keeping financial records.
  47.  
  48.      With EZ-FINANCE you enter your cash transactions on electronic
  49. forms that resemble the paper forms you now use. The information from
  50. these forms is automatically entered in an electronic check register.
  51. You can use your computer to print the checks you enter in the
  52. register or you can simply use EZ-FINANCE to keep track of your income
  53. and expenses. EZ-FINANCE uses the information you enter in the
  54. register to produce many useful financial reports to help you control
  55. your finances.
  56.  
  57.      EZ-FINANCE can cut your bookkeeping time in half and at the same
  58. time provide you with all the information you will need to effectively
  59. manage your financial affairs. EZ-FINANCE produces these financial
  60. reports:
  61.                                                                       
  62.                                Register 
  63.                             Deposit Details
  64.              Check Details (Expense Category by I.D. No.)
  65.         Check Distribution (Check Amounts by Expense Category)
  66.                    Payee History (Expenses by Payee)
  67.            Cash Flow (A Summary of Income and Disbursements)
  68.                        Tax Information Schedule
  69.                          Bank Reconciliations
  70.  
  71. ON-LINE HELP
  72.  
  73.      EZ-FINANCE has an extensive help system incorporated in the
  74. program if you get stuck. You can press the F1 key from amost anywhere
  75. in EZ-FINANCE and get help that is sensitive to the particular part of
  76. the program you are currently working in.
  77.  
  78. FREQUENTLY USED KEYS
  79.  
  80. INS - Used to activate an entry form such as a check or deposit slip
  81. for single entry transactions.
  82.  
  83. HOME - Used to activate an entry form such as a check or deposit slip
  84. for multiple entry transactions.
  85.  
  86. ENTER - Used to accept data in the current field and go to the next
  87. field. It is also used to activate the Edit function.
  88.  
  89. DEL - Used to delete a record.
  90.  
  91. ESC - This is EZ-FINANCES's "back-out key". Used to return to the
  92. previous field, form, table, or menu.
  93.  
  94. F1 Function Key - Help Key. Used to activate context sensitive help
  95. system.
  96.  
  97. F2 Function Key - Used to activate lookup tables.
  98.  
  99. F7 Function Key - Print key.
  100.  
  101. F9 Function Key - Activate pop-up calculator.
  102.  
  103. Ctrl + Spacebar - Used to mark checks and deposits.
  104.  
  105. Arrow Keys - Used to move up and down and left and right on menus.
  106.  
  107. PgUp - PgDn - Used to scroll a screen at a time.
  108.  
  109. STARTING THE PROGRAM
  110.  
  111.      Before running the program set your Config.Sys file in your root
  112. directory to:
  113.  
  114.                               Files = 30
  115.  
  116.      Set up a directory on your hard disk called EZF (or any other
  117. name you wish to use). Copy the EZ-FINANCE files to this directory.
  118. The files that come with the program are:
  119.  
  120.                                 EZF.EXE
  121.                              ACCOUNTS.DAT
  122.                              ACCOUNTS.K01
  123.                              ACCOUNTS.K02
  124.                              ACCOUNTS.K03
  125.                                BANKS.DAT
  126.                                BANKS.K01
  127.                                 EZF.DOC
  128.                              NEWCHECK.HLP
  129.                              CATEGORY.DAT
  130.                              CATEGORY.K01
  131.                              CATEGORY.K02
  132.                              CATEGORY.K03
  133.                              CATEGORY.K04
  134.                              CATEGORY.K05
  135.                               CONTROL.DAT
  136.                                PAYEE.DAT
  137.                                PAYEE.K01
  138.                                PAYEE.K02
  139.                              REGISTER.DAT
  140.                              REGISTER.K01
  141.                              REGISTER.K02
  142.                              REGISTER.K03
  143.                               BEG_BAL.DAT
  144.                               BEG_BAL.K01
  145.                               README.1ST
  146.                         
  147.      
  148.      We recommend that you have 640K of RAM and a color monitor for
  149. maximum efficiency and enjoyment of the program. You will also need a
  150. dot matrix printer to prepare computer checks and print reports. If
  151. you have a disk cache program we strongly recommend that you use it as
  152. it will speed up the program considerably. 
  153.  
  154.      After EZ-FINANCE has been copied to your hard disk simply type
  155. EZF at the DOS prompt to run the program:
  156.  
  157.      C> EZF
  158.  
  159.      The Main Menu will now appear on your screen:
  160.  
  161.      Enter     Reports   Maint     Utilities      Quit
  162.  
  163.      Each of the Main Menu functions will be explained in detail
  164. later. Here is a quick summary of what each item does:
  165.  
  166.      1. Enter - This takes you to the Register (the centerpiece of the
  167.      program). This is where you enter your checks, deposits, and
  168.      other cash transactions.
  169.  
  170.      2. Reports - This is where you print checks and most financial
  171.      reports (The bank reconciliations report is printed using a hot
  172.      key from within the bank reconciliation module).
  173.  
  174.      3. Maint - This option is used to maintain (add, edit, and
  175.      delete) the Payee List, the Chart of Accounts and the Bank List. 
  176.  
  177.      4. Utilities - This is where you tell EZ-FINANCE which bank
  178.      account you want to use, enter the starting bank balance and
  179.      enter certain default (start-up values) you want to use. This is
  180.      also where you reconcile your bank accounts.
  181.  
  182.      5. Quit - You select this option to return to the DOS prompt.
  183.  
  184. HOW TO USE EZ-FINANCE
  185.  
  186.      You begin using EZ-FINANCE at the Main Menu. You can get to the
  187. Main Menu with the ESC key (the "back-out key").
  188.  
  189.      You scroll across the Main Menu with the left and right arrow
  190. keys. You select an option from the menu by placing the light bar over
  191. it and pressing the ENTER key.
  192.  
  193.      When you select an item from the Main Menu bar a drop down menu
  194. appears on the screen with additional choices. You move up and down
  195. the sub menu with the up and down arrow keys. You make selections by
  196. placing the light bar over the item you wish and pressing the ENTER
  197. key. A brief description of what each menu items does is displayed for
  198. you at the top of the screen.
  199.  
  200. SETUP
  201.  
  202.      1. The first time you start the program a form appears on the
  203. screen to select the bank account you want to use (A dummy name
  204. appears on the form until you enter a new default name). Press the F2
  205. Key to pop-up the Bank Account List. Enter the names (or numbers) of
  206. all the bank accounts you want to use with the EZ FINANCE program.
  207. After you are done entering all your accounts delete the dummy bank
  208. account name and press the ESC key to return to the Main Menu. Select
  209. Utilities option and highlight "Defaults" on the sub menu. Enter the 
  210. default bank account (the account you want to automatically select
  211. each time you start up EZ FINANCE).
  212.  
  213.      2. Setup your starting bank balance. Select Utilities from the
  214. Main Menu and select Setup. Press the ENTER key. A pop-up window will
  215. appear for entering your starting cash balance. Enter the amount and
  216. press the ENTER key. Press the F10 key to accept and exit. If you need
  217. to change the amount simply re-enter the correct amount and press the
  218. ENTER key again. 
  219.  
  220.      3. Enter Payee names and addresses. The information on this list
  221. will be used to create a Pick List that you can use to select payee's
  222. names and addresses to be automatically entered on your checks. Select
  223. Maint from the Main Menu. Select Payee List from the sub menu and
  224. press the ENTER key. To enter payee's names and addresses press the
  225. INS key to activate the data entry form. Complete the form and press
  226. the ENTER key. Repeat this procedure for each payee that you want to
  227. add to your list. Press the ESC Key when done.
  228.  
  229.      4. Chart of Accounts. You can use the Chart of Accounts that
  230. comes with the program or you can enter your own income and expense
  231. accounts. Select Maint from the Main Menu. Select Chart from the sub
  232. menu. To enter an account press the INS key to activate the data entry
  233. form. Complete the form and press the ENTER key. Repeat this procedure
  234. for each account. Your income accounts must be numbered from 1 to 199.
  235. Your expense accounts must be numbered 200 or greater. Account numbers
  236. are 3 digits long. Press the ESC Key when done.
  237.  
  238.      4. Enter default values for reports - i.e, bank account name,
  239. your name, period covered by the report, start and stop dates. 
  240.  
  241. MODE
  242.  
  243.      The Register has two modes - the CHECK mode (used to enter, edit,
  244. or delete checks) and the DEPOSIT mode (used to enter, edit, or delete
  245. deposits OR OTHER CASH TRANSACTIONS). The mode is indicated in the
  246. upper left corner of the Register. You enter the Check or Deposit mode
  247. by selecting either "Checks" or "Deposits" from the Enter Menu on the
  248. Main Menu.
  249.  
  250. HOW TO ENTER TRANSACTIONS
  251.  
  252.      Select ENTER from the Main Menu and press the ENTER key. The drop
  253. down menu will display:
  254.  
  255.                                 Checks
  256.                                Deposits
  257.  
  258.      Select the transaction mode you want by highlighting the option
  259. and pressing the ENTER key. This will take you to the Register. The
  260. EZ-FINANCE register, like your paper check register, is used to keep
  261. track of all cash transactions affecting your bank account. Checks and
  262. deposits are displayed in I.D. number order (The I.D. number is a
  263. sequential number assigned to each entry by EZ-FINANCE). EZ FINANCE
  264. also keeps a running tally of your checkbook balance which is updated
  265. after each checkbook entry.
  266.  
  267. ENTERING CHECKS
  268.  
  269.      Checks are entered in the Register on an electronic check form
  270. that is activated by pressing the INS key or the HOME key. Press the
  271. F1 key if you need help while in the Register.
  272.  
  273.      1. To write a check and record the entry in the register, press
  274.      the INS key or the HOME key (you are returned to the register
  275.      after each check is written when you use the INS key; if you want
  276.      to enter multiple checks without being returned to the register
  277.      each time, then press the HOME key instead of the INS key). The
  278.      message "Record will be Added" will be displayed at the top of
  279.      the check form if you use the INS key. If you use the HOME key
  280.      the message will read "Add Multiple Records".
  281.  
  282.      2. Enter check I.D. number. This may be any number you want. You
  283.      can use the preprinted number on your checks if you like but we
  284.      do not recommend it because this method will require you to
  285.      renumber checks in the register if any checks are destroyed  when
  286.      printing. The Register displays check entries sorted by date and
  287.      then by I.D. number. EZ-FINANCE will not accept duplicate I.D.
  288.      numbers. If you enter a duplicate number EZ-FINANCE will beep and
  289.      display the message "Creates Duplicate" at the top of the check
  290.      form. Press the ENTER key to move the cursor to the next field on
  291.      the check form.
  292.  
  293.      3. The date is entered on the check form for you automatically if
  294.      the information is available from your computer. If not, press
  295.      the space bar to blank the field then enter the date manually in
  296.      the mmddyy format. Press the ENTER key to move to the next field.
  297.  
  298.  
  299.      4. After you enter the date, the cursor will move to the payee
  300.      field on the check. Enter the name and address of the payee or
  301.      press the F2 Key to select a payee from the payee list. Select
  302.      the payee you want to enter on the check by highlighting your
  303.      choice and pressing the ENTER key. You must press the F2 Key and
  304.      the Enter Key once for the payee's name, once for the street
  305.      address, and once again for the City, State, and ZIP code. The
  306.      payee's name, address, and ZIP code will be entered on the check
  307.      for you. (Payees are entered on the Payee List by either
  308.      selecting the Maint option from the Main Menu or you can enter a
  309.      payee's name and address at the time you are writing the check by
  310.      pressing the INS key when the Payee List window is displayed on
  311.      your screen. The Payee's name, street, and CSZ can each be up to
  312.      25 characters.).
  313.  
  314.      5. After you enter the Payee's name and address EZ-FINANCE will
  315.      place you in the memo field, the last field on the check form.
  316.      You may enter remarks in this field -  up to 25 characters. Press
  317.      the ENTER key to record the check in the register.
  318.  
  319.      6. After you complete the memo field the Check Allocation form
  320.      will pop up on the screen. This form is used to tell EZ-FINANCE
  321.      how to distribute the check (i.e. what expense categories). Press
  322.      the INS key to make an entry. You must make an entry on the Check
  323.      Allocation Form for each expense category. You can split a check
  324.      into as many expense categories as you want. You can enter
  325.      negative amounts to offset positive amounts as long as the
  326.      positive amount(s) are entered first and provided the check total
  327.      is positive. If you want to enter a negative amount press the
  328.      grey minus key after you enter the amount. Enter the 3 digit
  329.      account number or press the F2 key to pop-up the scrolling chart
  330.      of accounts. Place the light bar over the account you want to be
  331.      charged and press the ENTER key. The entry now appears on the
  332.      form and the cumulative check total is shown at the bottom of the
  333.      form. Note that EZ-FINANCE keeps track of the cumulative total of
  334.      the check at the bottom of the "Check Allocation" form and
  335.      updates the check total. Enter a T in the tax field if you want
  336.      to keep track of the item for tax purposes. Press the ESC key to
  337.      return to the register and to record the check.
  338.  
  339.      7. The beginning cash balance, deposit total, check total, and
  340.      ending cash balance is shown at the bottom of the register. These
  341.      totals are updated each time you make an entry in the register.
  342.      
  343.      8. You can activate a pop-up calculator by pressing the F9 key.
  344.      This calculator works like a typical ten key calculator.
  345.      Instructions are displayed on the screen next to the calculator.
  346.  
  347. ENTERING DEPOSITS AND OTHER CASH TRANSACTIONS
  348.  
  349.      Deposits and other cash transactions are entered in the register
  350. on an electronic form that is activated by pressing the INS key or the
  351. HOME key. Press the F1 key if you need help while in the register.
  352.  
  353.      1. Select Enter at the Main Menu and press the ENTER key. Select
  354.      Deposits from the pull down menu. This will place you in the
  355.      Register.
  356.  
  357.      2. To enter a deposit in the register press the INS key or the
  358.      HOME key (You are returned to the register after each deposit is
  359.      written when you use the INS key. If you want to enter multiple
  360.      deposits (or other cash transactions) without being returned to
  361.      the register after each entry then press the HOME key instead).
  362.      The message "Record will be Added" will be displayed at the top
  363.      of the form if you use the INS key. If you use the HOME key, the
  364.      message will read "Add Multiple Records".
  365.  
  366.      3. Enter I.D. number of the deposit or other cash transaction.
  367.      You may use any series of numbers you want. Deposits are
  368.      displayed in the register by date and then by I.D. number.
  369.  
  370.      3. The date is entered on the form for you automatically if
  371.      supported by your computer. If not, press the space bar to blank
  372.      the field and enter the date manually in the mmyydd format. Press
  373.      the ENTER key to move the cursor to the next field on the form.
  374.  
  375.      4. The next field is to record the reference or the name of the
  376.      person or company the deposit was received from. You may type in
  377.      up to 25 characters. Press the ENTER key to move to the next
  378.      field.
  379.  
  380.      5. Enter the amount of the deposit. EZ-FINANCE will turn on the
  381.      NUM LOCK key so that you can use the ten key pad on your
  382.      computer. Press the ENTER key to move to the next field.
  383.  
  384.      6. The last field is the account number field. When the cursor
  385.      moves to this field enter the 3 digit account number, or press
  386.      the F2 key to activate the scrolling Chart of Accounts. Highlight
  387.      the account you want to code the deposit to and press the ENTER
  388.      key. At this point you will be returned to the register if you
  389.      used the INS key to activate the form or to a blank form if you
  390.      used the HOME key.
  391.  
  392.      7. Press the F9 key to activate the pop-up calculator.
  393.  
  394. HOW TO EDIT TRANSACTIONS
  395.  
  396.      1. Go to the Main Menu and select the Enter Option. If you want
  397. to edit a check then select "Checks" from the drop down menu. If you
  398. want to edit a deposit (or other cash transaction) then select
  399. "Deposits".
  400.  
  401.      2. Place the cursor over the entry you want to edit (change) and
  402. press the ENTER key. This will activate a filled-in electronic check
  403. or deposit form. Move the cursor to the field you want to change by
  404. pressing the ENTER key. Make the correction and press the ENTER key to
  405. record it. Continue pressing the ENTER key until you reach the last
  406. field or the Check Allocation Form. Press the F10 key and you will
  407. then be returned to the check memo field. If you press the ENTER key
  408. from there you will be returned to the register. If you want to edit
  409. the account number or amount on the Check Distribution Form, follow
  410. the same procedure.
  411.  
  412.      3. If you attempt to edit a deposit when in the Check mode (the
  413. mode is indicated in the upper left corner of the register) EZ-FINANCE
  414. will beep and send you an error message. Likewise if you attempt to
  415. edit a check while in the Deposits mode EZ-FINANCE will beep and send
  416. you an error message. If this happens press the ENTER key (this places
  417. you in the correct mode automatically) and re-select the entry you
  418. want to edit and press the ENTER key again.
  419.  
  420. HOW TO DELETE TRANSACTIONS
  421.  
  422.      1. Go to the Main Menu and select the Enter Option. If you want
  423. to delete a check then select "Checks" from the drop down menu. If you
  424. want to delete a deposit (or other cash transaction) then select
  425. "Deposits".
  426.  
  427.      2. Place the cursor over the entry you want to delete and press
  428. the DEL key. The filled-in electronic form will appear with the
  429. message "Press Enter to Delete". At this point press the ENTER key and
  430. the item will be deleted from the register.
  431.  
  432.      3. If you attempt to delete a deposit when in the Check mode EZ-
  433. FINANCE will beep and send you an error message. Likewise if you
  434. attempt to delete a check when in the Deposit mode EZ-FINANCE will
  435. beep and send you an error message. If this happens press the ENTER
  436. key (this places you in the correct mode automatically) . Re-select
  437. the entry you want to edit and press the ENTER key again.
  438.  
  439. CASH BALANCE
  440.  
  441.      EZ-FINANCE keeps a running tally of your cash balance at the
  442. bottom of the register. The balance is updated after each transaction
  443. so that you always know how much cash you have in the bank.
  444.  
  445. HOW TO PRINT
  446.  
  447.      One of the most useful features of EZ-FINANCE is its ability to
  448. print computer prepared checks and a variety of useful financial
  449. reports:
  450.  
  451.      1. Check Register - This is a listing of your beginning bank
  452.      balance, deposits during the period, checks written during the
  453.      period, and the ending cash balance. This report serves the same
  454.      purpose as the paper check register you are now using.
  455.  
  456.      2. Deposit Details - This report lists the details for each
  457.      deposit recorded in the register by I.D. number.
  458.  
  459.      3. Check Details - This report lists the details for all checks
  460.      written during the period by I.D. number and displays the expense
  461.      category each check was allocated to.
  462.  
  463.      4. Check Distribution - This report shows each expense category
  464.      and the details of each check allocated to that category. The
  465.      total for each expense category is also displayed in the report.
  466.  
  467.      5. Payee History - This report shows checks by payee for the
  468.      period you specify. 
  469.  
  470.      6. Bank Reconciliation - This report shows the items which
  471.      reconcile your register cash balance to your bank cash balance.
  472.      
  473.      7. Cash Flow - This report summarizes your income and expenses
  474.      for the period you specify.
  475.  
  476.      8. Tax Information Schedule - This report summarizes by expense
  477.      classification all register entries you annotated with a "T" on
  478.      the Check Allocation form for the period you specify.
  479.  
  480.  
  481. PRINTING OPTIONS
  482.  
  483.      In EZ-FINANCE you are given the option to print most reports to
  484. the screen, a DOS file or to your printer.
  485.  
  486. PRINTING CHECKS
  487.  
  488.      In order to print checks you will need the special check stock
  489. that is customized for EZ-FINANCE.
  490.  
  491.      1. If you already have the special check stock, all you have to
  492.      do is line the printer platen up with the top edge of the check
  493.      form and turn your printer on. Your printer should be on LPT1.
  494.  
  495.      2. Go to the Main Menu and select the Reports option. When the
  496.      sub menu appears select the Print Checks option by placing the
  497.      light bar over it and pressing the ENTER key.
  498.  
  499.      3. A pop-up window will appear on your computer screen. Enter the
  500.      first and last check numbers that you want to print. Press the F2
  501.      key to activate the check look-up window if you forget the check
  502.      numbers.
  503.  
  504.      4. EZ-FINANCE enters the computer I.D. number on the check. This
  505.      number is used instead of the preprinted check number because it
  506.      obviates the need to change the computer check number sequence
  507.      whenever you destroy or spoil a check. Use the preprinted number
  508.      to control the physical stock of your checks.
  509.  
  510. PRINTING REPORTS
  511.  
  512.      You print reports (except for the bank reconciliations) by going
  513. to the main menu and selecting the Reports option. A sub menu appears
  514. on the screen listing all the reports that you can print with EZ-
  515. FINANCE. When you select a report by pressing the ENTER key, a pop-up
  516. window called PRINT REPORTS will appear on your computer screen.
  517.  
  518.      Enter the main title you want to use with the report (up to 35
  519. characters), and the period to be covered by the report (up to 35
  520. characters). EZ FINANCE will center these entries for you
  521. automatically. Next enter the first and last date of the report in
  522. mm/dd/yy format using the numeric key pad. EZ-FINANCE turns on the NUM
  523. LOCK key for you. EZ-FINANCE will include all checks and deposits that
  524. fall within the two dates that you enter. Next a window will pop-up on
  525. the screen asking you to indicate whether you want the report sent to
  526. the screen, a DOS file, or to the printer. If you select Printer then
  527. a pop up window will appear on your screen asking you how many copies
  528. you want to print. Make sure your printer is turned on before making a
  529. selection if you plan to send the report to the printer.
  530.  
  531.      The Bank Reconciliation is printed from inside the Bank
  532. Reconciliation utility.
  533.  
  534. MAINTENANCE
  535.  
  536.      This is the section of the program where you maintain the Chart
  537. of Accounts and the Payee List.
  538.  
  539. CHART OF ACCOUNTS
  540.  
  541.      A Chart of Accounts is included with the program. You may use the
  542. chart "as is", or you can modify it to suit your own needs. You can
  543. also create your own chart. You may have up to 199 income accounts.
  544. These accounts must be assigned account numbers between 1 and 199. You
  545. may have up to 800 expense accounts and these accounts must be
  546. numbered 200 or greater.
  547.  
  548.      To add an account to the chart press the INS key and a data entry
  549. form will pop-up on the screen. A message "Record will be Added" will
  550. appear at the top of the form. Enter a name and account number and
  551. press the ENTER key. Repeat this procedure until all accounts are
  552. entered. You can edit an account by placing the cursor over the
  553. account you want to change and pressing the ENTER key. A filled-in
  554. data entry form will pop-up on the screen. A message "Record will be
  555. Changed" will appear at the top of the form. Make your changes and
  556. press the ENTER key to update the chart. If you want to delete an
  557. account, place the cursor over the account you want to delete and
  558. press the DEL key. A message "Press Enter to Delete" will appear at
  559. the top of the form. Press the ENTER key to confirm and the account
  560. will be deleted from the chart.
  561.  
  562. PAYEE LIST
  563.  
  564.      We strongly recommend that you pre-enter a list of payees into
  565. the Payee List. This will obviate the need to type in the payee name
  566. and address when you are writing the check.
  567.  
  568.      To add, edit, or delete payee names and addresses follow the same
  569. procedures as outlined above for the Chart of Accounts.
  570.  
  571. BANK LIST
  572.  
  573.      You should enter a list of all bank accounts you want to use with
  574. the EZ FINANCE program here. 
  575.  
  576.      To add, edit, or delete a bank name follow the same procedures as
  577. outlined above for the Chart of Accounts.
  578.  
  579. UTILITIES
  580.  
  581.      EZ-FINANCE comes with two utilities:
  582.  
  583.      1. Setup - This is where you enter your starting bank balance.
  584.      EZ-FINANCE needs this information so that it can calculate your
  585.      current bank balance. Select Setup from the Utilities menu and
  586.      press the ENTER key. A pop-up data entry form will appear on the
  587.      screen. Enter your starting balance and press the ENTER key to
  588.      record it. Press the F10 key when done to exit the form.
  589.  
  590.      2. Reconcile - This is a bank reconciliation utility. To use this
  591.      utility first go to the register and mark (using the Ctrl key +
  592.      Spacebar) the deposits and checks clearing the bank.
  593.  
  594.           A. Enter the "As of" date for the reconciliation. This is
  595.           usually the last day of the month.
  596.  
  597.           B. EZ-FINANCE will prepare outstanding deposit and check
  598.           lists for you based on your markings in the register. You
  599.           can view the deposit in transit list by pressing the F2 key
  600.           and the outstanding check list by pressing the F4 key.
  601.  
  602.           C. After these steps are completed see if the adjusted bank
  603.           balance figure is the same as the adjusted book balance
  604.           figure. If they are the same then the reconciliation is
  605.           completed and you may print the reconciliation by pressing
  606.           the F7 key.
  607.  
  608.           D. If the two figures are not in agreement, enter the
  609.           necessary adjustments to the bank and book figures in the
  610.           space provided on the reconciliation form. This will require
  611.           that you scan the bank statement to ascertain adjustments
  612.           made by the bank that have not been recorded in the check
  613.           register. Likewise, you will need to scan the register to
  614.           ascertain adjustments made in the check register that were
  615.           not recorded by the bank.
  616.  
  617.      Remember that the purpose of the bank reconciliation is to make
  618. sure that your personal records agree with the bank. Any adjustments
  619. to the book balance must be recorded in the register when you are done
  620. in order to correct the check register balance.
  621.  
  622.           4. Set up default values for bank name, report name and
  623.           period and the start and end date for report purposes. 
  624.  
  625. QUIT
  626.  
  627.      You may return to the DOS prompt by going to the Main Menu and
  628. selecting the Quit option and pressing the ENTER key.
  629.  
  630. SUPPORT
  631.  
  632.      You may contact the author on CompuServe (ID 70025,174) or call
  633. the EZ-FINANCE BBS at (415) 838-7687 for program support. The latest
  634. version of the program is available on this BBS.
  635.